Phiên dịch không đơn thuần là dịch từ ngữ, phiên dịch là dịch cả văn hoá, không khí và phải hướng đến kết quả tốt đẹp cho khách hàng.
Vì vậy, với vai trò gì đi nữa, là phiên dịch hay là người sử dụng tiếng Nhật để làm việc thì khi giao tiếp với người Nhật, nếu để ý các điểm dưới đây sẽ giúp bạn trao đổi thuận lợi, xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với họ.
Trường hợp bạn rất muốn đối phương trả lời thật nhanh thì đừng nghĩ là vì mình bận, mình cần gấp mà hãy nghĩ cho họ, vì mình đang phiền họ nên cần có lời xin lỗi nhờ vả họ.
Trong môi trường thương mại, hãy khiêm nhường bản thân và tôn kính tất cả người khác trong mọi giao tiếp sẽ giúp bạn được lợi hơn rất nhiều.
Vd:
Nói: お忙しいところ恐縮ですが、至急ご返事いただければと思います。
Không nói: これは緊急に必要なものなので早めにご返事お願いします。(Đây là cách nói của cấp trên với cấp dưới).
2. Chia sẻ rõ ràng về việc muốn đối phương giúp, thời hạn muốn đối phương thực hiện
– Bạn muốn nhờ đối phương xác nhận hay đưa ra lời khuyên hay trả lời câu hỏi hay phê duyệt gì đó thì phải nói rõ đầu tiên trong nội dung nói của bạn.
Vd:
Nên nói: お手数をおかけしますが、ご承認いただきたいものがありますが、、、
Không nên nói: 私は今、あああをやっていて、•••が必要になりますが、、
Tóm lại, nói điều muốn nói trước, nói một cách rõ ràng rồi giải thích lý do sau.
– Khi làm việc với Nhật trong dự án IT, có những tài liệu phía Nhật phải tạo xong thì phía VN mới phát triển được. Có nghĩa là phía Việt Nam đang bị phụ thuộc vào lịch mà Nhật làm xong tài liệu.
Lúc đó, họ thường hỏi team VN là: “Chúng tôi phải xong tài liệu trước ngày nào?” 資料はいつまでに提供すればよいでしょうか.
Lúc này, câu trả lời mong muốn là 1 ngày cụ thể chứ không phải là “Càng sớm càng tốt giúp chúng tôi.” như cách nói mà phía VN chúng ta thường nói, bởi cách nói này gây khó xử cho đối phương.
Ý của họ ở đây là “nếu tôi gửi sau ngày nào thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới công việc của các bạn” vì vậy cần trả lời bằng 1 thời hạn cụ thể.
Vd:
Nên nói: 10月6日までもらえば助かります。
Không nên nói:できれば早めにお願いします。
3. Viết rõ ràng mọi thứ
Đừng viết mọi thứ như một đoạn văn. Người đọc sẽ khó nắm bắt ý và khó nhớ.
Hãy viết thành các đề mục, 1 là 2 là 3 là hoặc các gạch đầu dòng. Như vậy, khi đối phương muốn trả lời cũng không phải viết lại câu hỏi của bạn mà chỉ cần note lại 1 là 2 là 3 là là được.
Vd:
ABCタスクですが、確認したいことが3点あります。
1点目、・・・
2点目、・・・
3点目、・・・
Nếu để ý kỹ email hoặc các văn bản mà người Nhật viết, họ đều viết rất rõ ràng như vậy.
Cùng bắt chước cách họ làm để dễ dàng giao tiếp hơn với người Nhật nhé!